Exposé Méthodologie : la gestion du temps   Pourquoi gérer son temps ?     Les objectifs pour la plupart des personnes sont :   Ø      Comprendre que le temps a de la valeur Ø      Détecter l’existence de mangeurs de temps Ø      Savoir analyser l’utilisation de son temps   Il faut également comprendre que le temps :   Ø      Est identique pour tous Ø      On n’a pas plus de temps dans une journée il y a 24 h Ø      Ne peut s’échanger contre un autre bien Ø      S’écoule vite Ø      Perdu l’est définitivement, on ne peut pas le récupérer   Donc, pourquoi gérer son temps ? Pour atteindre ses buts dans les délais fixés Pour travailler plus vite et de façon plus efficace Pour éviter les pertes de temps Pour ne pas avoir le stress de devoir tout faire à la dernière minute Pour être plus productif pendant les périodes de travail Pour réduire les risques d’échec   et une question que se pose aussi beaucoup de gens ; pourquoi s’organiser ?   Parce que nous vivons au siècle de la vitesse, que nous voulons réussir vite, agir, comprendre, réaliser vite, étudier vite et bien.   Parce que nous sommes dépendant de notre environnement, de nos tiers, de notre lieu de travail.   Parce que nous sommes stressés par le manque de temps, par nos rendez-vous manqués, nos téléphones et notre courrier laissés de côté ; il faut rester maître de son temps.   Parce que nous voulons améliorer notre efficacité personnelle ; il faut prendre le temps de penser, d’analyser le fonctionnement de notre secteur d’activité, agir sur les faits dépendants de nous-même (formation, organisation).               Explication du schéma :   La gestion du temps peut se décomposer en quatre étapes : l’analyse permet une planification qui se concrétisera à travers la réalisation, ces trois phases étant soumises à un contrôle permanent, la supervision métacognitive.   1)     L’analyse :   Durant la phase d’analyse, l’élève précise la tâche qu’il a à gérer, c’est-à-dire ce qu’il doit faire, comment, pourquoi le faire et dans quel délai. Cette phase d’analyse permet d’éviter les contraintes extérieures et personnelles pour aboutir à une décision qui permettra de planifier les activités à réaliser.             -         la tâche   Cette facette de l’analyse consiste à prendre connaissance de ce qui est à faire : quelle est ou quelles sont les activités à réaliser ?   -         les étapes de réalisation   Ici, il s’agit de s’interroger sur « comment réaliser l’activité ? ». Quelles sont les étapes de la réalisation, les échéances à respecter ? Quelles sont les méthodes à adapter en fonction de l’objectif ?   -         les objectifs   Cette facette de l’analyse amène l’élève à savoir ce à quoi il veut arriver et/ou ce qu’on attend de lui. Il se demandera alors quels résultats on attend de lui et en fonction de quels types d’activités (examen, devoir, travail de groupe…)   -         la chronologie   Il s’agit de pouvoir se situer dans le temps en fonction des échéances fixées par l’enseignant et de celles que l’élève se fixe en tenant compte des contraintes extérieures (les transports, les repas, les activités sportives etc…) La difficulté principale résidera dans l’estimation du temps nécessaire à la réalisation de la tâche.   2)     La planification   La phase d’analyse peut déboucher sur une concrétisation qui, selon les élèves, se traduit par l’utilisation de différentes techniques de gestion du temps, un agenda par exemple. Il est important de noter qu’un agenda, pour reprendre l’exemple cité ci-dessus, ne doit en aucun cas être une prison ou quelque chose que l’on ne peut modifier. S’il n’est pas respecté pour diverses raisons (visites imprévue, nouvelles priorités…) il aura le mérite d’aider à faire le point, de cibler ce qui a été fait ou non.                 3)     Réalisation de la ou des activités   Les activités planifiées se réalisent. Ce qui implique au moins 3 éléments : l’engagement de l’élève, sa participation active et sa persistance pour réaliser la tâche. Mais il faut bien comprendre que gérer son temps ce n’est pas avoir terminé un travail deux heures plus tôt que prévu en l’ayant bâclé.   4)     Supervision métacognitive   Il s’agit de garder constamment un œil critique sur le déroulement de son travail (de l’analyse jusqu’à la réalisation) et de contrôler dans quelles mesures les objectifs sont atteints. Ce contrôle s’effectue en général par soi-même et se concrétise en termes de : progrès, notes obtenues, qualité de travail réalisé, etc… La supervision métacognitive permet donc à l’élève d’évaluer et d’adapter en conséquence sa planification, ses actions pour aboutir à une meilleure réalisation.   Monsieur François Gammonet est un consultant-formateur spécialisé en efficacité personnelle Il a développé une méthode de gestion du temps «Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet» dont plus de 11 000 personnes ont bénéficié depuis 1980 tant au Canada qu’en France. Il est l’auteur du livre «Savoir mieux gérer son temps » (Ed. d’Organisation, Paris) et est considéré comme l’un des meilleurs spécialistes en gestion du temps au Québec et en France. François est diplômé de l’École de Management de Lyon (EM Lyon), France et détenteur d’une maîtrise en marketing (M.A.) de l’Université Sherbrooke, Canada.   Selon lui il y a 4 grandes maladies du temps que je vais expliquer :   1)     La Tempsdinite   C’est une inflammation du temps, les personnes atteintes par cette maladie ont du mal à évaluer le temps, leur expression favorite est «  je manque de temps ».   Les causes probables de cette maladie sont des difficultés à bien évaluer la durée des tâches à accomplir, les délais à prévoir et les échéances à respecter.   Les personnes souffrant de Tempsdinite éprouve de la difficulté à :   Prévoir une durée réaliste pour les tâches à accomplir Evaluer si les échéances des projets demandés sont réalistes ou non Prévoir une marge de sécurité pour les imprévus et les urgences Visualiser à l’avance votre emploi du temps hebdomadaire ou mensuel Synchroniser les priorités et les disponibilités avec celles des autres   Le remède contre la Tempsdinite est de planifier son temps et ses mandats ou projets !   2)     La Lifophilie   L’expression favorite de ces gens est : « Vite, c’est urgent » !   Les causes probables de cette maladie  :   Difficulté à s’arrêter Agir sous tension Carbure à l’adrénaline Trouve l’action plus valorisante que la planification Difficulté à se centrer sur ses priorités Confond l’urgent et l’important Difficulté à penser au long terme Les conséquence de cette maladie sont que les gens perdent (ou font perdre du temps aux autres) beaucoup de temps à chercher des renseignements dans les piles de dossiers qui s’entassent sur leur bureau. Les tâches importantes mais non urgentes sont continuellement reportées. Ils dispersent leur énergie et épuise leur entourage. Ils finissent leur journée sur les rotules.   Les personnes souffrant de cette maladie éprouve de la difficulté à :   Avoir accompli en fin de journée ce qu’ils avaient prévu le matin Réaliser leurs priorités à cause des nombreux imprévus ou urgences Trouver du temps pour les tâches importantes mais non urgentes Terminer au fur et à mesure les tâches ou dossiers commencés Faire le ménage sur leur bureau, mettre de l’ordre dans les documents etc   Le remède contre la Lifophilie est d’apprendre à se concentrer et à se discipliner !   3)     La Chronophagie   L’expression favorite de ces gens est : « Pas moyen d’être tranquille » !   Les causes probables de cette maladie :   Imprécision ou non disponibilité de l’information nécessaire à la réalisation du travail Manque de mécanismes formels, de coordination des projets Manque de respect ou de règles de courtoisie Multiplication inutile ou mauvaise utilisation des moyens de communication (téléphone, courrier électronique etc) Surpeuplement ou manque d’espace de travail ; bureaux, salle de réunion, etc               Les personnes souffrant de Chronophagie éprouve de la difficulté à :   Ne pas être interrompu fréquemment par le téléphone Ne pas être dérangé par des collègues, des employés, des visiteurs non attendus Gérer le volume des messages électroniques Se concentrer dans un bureau proche du passage des gens Faire respecter par les autres des règles de fonctionnement et des comportements agréables et productifs   Le remède contre la Chronophagie est d’aménager son environnement de travail pour réduire les bruits, les va-et-vient, les réunions de corridor, en réduisant et en prévenant les interruptions causées par les chronophages : électroniques (téléphone, courrier électronique), biologiques (collègues, supérieurs, visiteurs), papivores (courrier, paperasse, dossiers qui encombrent le bureau).   4)     l’Ouïte   L’expression favorite de ce gens est : « Je n’ai pas le choix » !   Les causes probables de cette maladie :   Manque de confiance en soi Recherche de la valorisation dans le regard de l’autre Difficulté à s’affirmer, à négocier, à affronter les réactions de mécontentement Peur irraisonnée de déplaire, de paraître incompétent, de donner l’impression de ne pas vouloir collaborer Appréhension des pires conséquences : être moins aimé, être pénalisé, perdre son emploi   Les personnes souffrantes de l’Ouïte éprouve de la difficulté à :   Refuser des demandes irréalistes ou des échéanciers trop serrés Renégocier avec leur supérieur une charge de travail trop élevée Faire accepter par leurs clients qu’ils ne peuvent pas les servir tous en même temps, ni à la dernière minute Ne pas toujours faire passer les demandes et les priorités des autres avant les leurs Équilibrer leur temps professionnel et personnel   Le remède contre l’Ouïte est de savoir négocier tout en développant sa confiance en soi.                 Un écrivain, Monsieur Jean-Louis Servan-Schreiber s’est amusé à identifier les principaux profils des esclaves du temps perdu que je vais vous citer :   Le « dépêche-toi » : Sprinteur, il croit que si une chose peut être réalisée en prenant son temps, c’est qu’elle ne doit pas être importante. Il a besoin de précipitation pour se sentir justifié d’agir. Aussi lui suffit-il de s’y prendre à la dernière minute.   Le « sois parfait » : Perfectionniste, il ne sait pas s’arrêter dans la mise au point des derniers détails. Il perd du temps à ranger, raffiner, contrôler, garantir. Il a du mal à décider, car il craint de manquer une information cruciale. Son perfectionnisme le met en retard et l’empêche de prendre du recul.   Le « fais-moi plaisir » : Trop gentil, il dit souvent oui quand il pense non et se retrouve embarqué dans une série d’activités dont il n’a que faire. Il n’aime pas annoncer une mauvaise nouvelle. Confronté aux engagements qu’il n’a pas pu tenir, il est consterné, mais il a bonne conscience parce qu’il voulait faire plaisir.   Le « essaie encore » : Masochiste, il pense que tout doit être dur et difficile. Si ça ne l’est pas, il ne prend pas le problème au sérieux. Il se justifie davantage par l’effort que par les résultats. Pour lui, il est fort important que l’on sache qu’il n’a rien mangé et guère dormi tant il a travaillé.   Le « sois fort » : Indépendant, il n’a besoin de personne. Il doit trouver seul les solutions et ne sait pas déléguer. Il n’exprime pas de faiblesses, ne se plaint pas. Il prend sur lui, serre les dents et tient à avoir raison. Debout sur la passerelle, il saura couler avec le bateau.