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Les registres des associations

Le registre obligatoire :

Toute association déclarée, quel que soit son domaine d’activité, a l’obligation de tenir un

registre que 

et les changements d’administrateurs.

Selon le terme utilisé par la loi, il doit s’agir d’un ‘’registre’’, c’est-à-dire d’un document dont les

feuillets sont reliés de façon indissociable. Chaque feuillet du registre doit être coté et paraphé par

le(la) président(e).

Remarque :

Malgré l’évolution des techniques de saisie et traitement de textes informatiques, une association

ne saurait utiliser comme ‘’registre spécial’’, des feuillets mobiles, même enliassés par la suite dans

un classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le texte des informations à transcrire soit

d’abord dactylographié sur des feuilles volantes, lesquelles sont ensuite collées sur le registre.

Aucune décision n’a formellement condamné, ni expressément admis, cette méthode, qu’il semble

néanmoins préférable d’écarter. Ces restrictions, en apparence surannées, sont dictées par le souci

de conférer à ce registre une pleine valeur probante et d’éviter toute substitution de document.

Le contenu :

Sur ce registre doivent figurer :

- le procès verbal de l’assemblée générale constitutive,

- les statuts,

- le récépissé de déclaration de création établi par la Préfecture ou la Sous-préfecture,

- l’insertion au Journal officiel,

- les changements de personnes chargées de l’administration de l’association (conseil

d’administration, bureau),

- les modifications apportées aux statuts,

- le changement d’adresse du siège social,

- les récépissés délivrés par la Préfecture et/ou Sous-préfectures, lors du dépôt des

déclarations modificatives.

Les associations doivent y consigner les modifications statutaires

Le registre des délibérations :

Ce document n’est pas obligatoire, il est nécessaire. En effet, en pratique, pour toute association

déclarée, il permet, dans les relations avec les tiers (administrations, collectivités publiques,

organismes bancaires…), de justifier de la réalité et de la régularité des décisions prises par les

organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) en produisant des extraits

de délibérations.

Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux présente un intérêt évident pour la gestion interne de

l’association : d’une part, ils constituent sa ‘’mémoire’’ ; d’autre part, il s’agit d’un moyen de

preuve fondamental permettant d’apprécier la réalité du fonctionnement statutaire de l’association,

la régularité formelle des réunions et la légalité des décisions des organes collégiaux.

Remarque :

1.

de ses assemblées et de ses décisions ; sur ce constat, certains tribunaux, saisis par des membres qui

s’estimaient lésés par des décisions prises en assemblées sans consignation par des procès-verbaux,

n’ont pas hésité à annuler plusieurs assemblées générales.

En l’absence de tout document, une association est dans l’impossibilité de prouver la régularité

2.

d’informations précises à ce sujet dans les statuts, il est possible d’utiliser des classeurs à feuillets

mobiles, sous réserve que ceux-ci soient tenus de façon chronologique, sans blanc ni rature ni

surcharge. Par ailleurs, ces procès-verbaux doivent être localisés, datés et signés par le(la)

président(e) et éventuellement un autre membre de l’association, attestant ainsi de leur

http://www.ddjs-meuse.jeunesse-sports.gouv.fr/dva/infos/les%20registres.pdf

Étapes de réalisation
  1. Soit votre courrier arrive déjà ouvert, et cela fait du travail en moins, soit vous devez commencer pas le commencement : ouvrir les enveloppes et lire le contenu du courrier. Là, ceux qui connaissent les techniques de lecture rapide seront avantagés, surtout si vous avez 100 lettres à ouvrir.

  2. Ne posez pas la lettre, pour lire la suivante que vous poserez, pour lire la troisième, etc... jusqu'à la dernière pour reprendre ensuite le tas et faire le tri. NON ! Quand vous avez votre lettre en main, si vous êtes apte à déléguer certaines tâches, inscrivez dessus les initiales de la personne à qui vous faites suivre le courrier ainsi qu'un petit mot expliquant l'action à mener.

  3. Si vous transférez un courrier directement à une secrétaire, écrivez quelques mots sur un post-it, ou au crayon au dos du courrier, en indiquant la réponse qu'elle devra rédiger.

  4. Si le courrier doit être traité par vos soins, mettez pour vous-même un petit mot, pour savoir le sort que vous lui réserverez plus tard (exemple : répondre, à classer, prendre rendez-vous, envoyer un devis...) et mettez le courrier directement dans le trieur où vous avez donné un certain nombre d'appellations à vos rubrique : pour Mr Untel, à traiter, à classer, à faire suivre...

  5. Dans certaines structures, il est d'usage de remplir un registre pour le courrier envoyé ou pour le courrier reçu. Cela prend beaucoup de temps, mais si vous devez le faire, faites le aussi en même temps que vous ouvrez le courrier. Cela vous évitera d'avoir à tout remanier ultérieurement. 

    Astuces et mises en garde
    • Il existe des tampons pour le courrier arrivé, qui permet de marquer chaque courrier de la date à laquelle vous l'avez reçu, et éventuellement, du service à qui vous l'avez confié.
    • Les enveloppes sont assez volumineuses dans un classement : il n'est pas utile de les garder pour le courrier courant. Cependant, il est impératif de les garder lorsqu'il y a un litige possible (exemple : au service du personnel, lors d'un contrat de vente...) ou lorsque l'envoi est en recommandé avec AR.
Aucune obligation n’existe quant au support matériel de ce registre. Et en l’absence




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http://www.progiciels.info/pdf/logiciel_association-2009_ebp.pdf
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